Obsahuje váš newsletter všechny povinné náležitosti?

Každé sdělení, které sportovní kluby nebo kulturní organizace hromadně rozesílají svým získaným kontaktům, ze své podstaty jeví znaky obchodního sdělení. Mnohdy není ale odesílateli jasné, zda tomu tak opravdu je a jaký typ souhlasu potřebuje získat od případného adresáta. Pojďme se na tuto problematiku podívat podrobněji. V následujícím textu se dozvíte, co je a není obchodní sdělení a jaké povinné náležitosti musí obchodní sdělení mít.

Je klubový newsletter či pozvánka na příští zápas nebo koncert obchodním sdělením?

Začněme tím, co říká zákon. Za obchodní sdělení jsou považována sdělení směřující k přímé či nepřímé podpoře image podnikatele nebo propagace vašich vlastních výrobků nebo služeb. Problematiku řeší § 2 písm. f) zákona č. 480/2004 Sb., jehož účelem je omezení obtěžujících forem elektronické komunikace (e-mail, SMS, push notifikace, telefonát).

Jsou jimi všechny typy sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku osoby, která je podnikatelem nebo vykonává regulovanou činnost. Pozvánka na zápas nebo koncert je tedy jednoznačně obchodní sdělení, zejména pokud obsahuje proklik do vstupenkového systému.

Povinné náležitosti obchodního sdělení

• zřetelné a jasné označení zprávy jako obchodní sdělení např; „OS, newsletter, novinky, akce, sleva“,
• totožnost odesílatele,
• platná adresa, na kterou by mohl adresát zaslat zprávu o tom, že nesouhlasí s dalším zasíláním obchodních sdělení,
• možnost jednoduchým způsobem, jasně a zdarma odmítnout souhlas s využíváním e-mailového kontaktu, i při zasílání každé jednotlivé zprávy. A to opravdu jasně a zřetelně. Takže ne odkaz bílým písmem na bílém pozadí velikost 4px :)

Ano, i přání k narozeninám
Za nepřímou podporu značky nebo nabízených služeb lze považovat také přání k svátku nebo narozeninám, protože se předpokládá, že sdělení není zasláno anonymně, ale s podpisem společnosti, která přání zasílá.

Souhlas se zasíláním marketingových sdělení
Pokud klub propaguje v obchodním sdělení třetí stranu (např. partnera utkání), ve kterém uvede název partnera a například i jeho logo, musí k odeslání zprávy mít souhlas se zasíláním reklamního sdělení od adresáta.

CRM+ relatoo vám to celé usnadní

Systém relatoo umožňuje 

• individuální nastavení souhlasů se zasíláním obchodního sdělení pomocí prokliku přímo z newsletteru,
• rozlišovat obchodní sdělení na ta, která obsahují reklamní sdělení a mohou být zaslána pouze adresátům, kteří s tím souhlasili, a na ostatní sdělení,
• vložení merge tagů do šablony newsletteru pro zobrazení e-mailu adresáta, identifikátoru odesílatele a mnoha dalších dat,
• vložení adresy pro komunikaci mezi adresátem a odesílatelem do šablony, 
• vlastní nastavení znění textace GDPR souhlasů.

Každá akce nebo kampaň, odesílaná ze systému relatoo, je povinně vázaná na segment návštěvníků, který je definován podle udělených souhlasů se zasíláním obchodního sdělení. Kategorie souhlasů Marketingový účel musí být zohledněna při každém hromadném odesílání e-mailů. 

Co není obchodním sdělením?
Obchodním sdělením není reakce na dotaz zákazníka. Cílem zákona není blokovat firemní komunikaci, ale regulovat obtěžující komunikaci.

Také je možné odesílat bez souhlasu návštěvníky zprávy, u kterých má klub oprávněný zájem je posílat. Je ale potřeba vyhodnotit, co oprávněný zájem přesně znamená - zda se týká třeba hromadné komunikace s obchodními partnery nebo upozornění na změny v programu akcí. Oprávněný zájem odesílatele nesmí ale převážit nad právy a svobodami adresátů, zejména právem na ochranu osobních údajů.

Jaké hrozí riziko?
Kritický scénář: Společnost poruší pravidla a některý z adresátů pošle stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů. Ten vyzve společnost k vyjádření a nápravě. Pokud k ní nedojde, vystavuje se společnost riziku správního řízení, ve kterém jí může být uložena finanční sankce až do výše 10 mil. Kč.

Shrnutí

V zásadě lze definovat následující typy sdělení:

1. Obchodní sdělení, které je nutné označit např. uvedením: „OS, newsletter, novinky, akce, sleva, obchodní sdělení" apod., které jsou uvedeny před adresou odesílatele nebo v předmětu zprávy tak, aby zcela jasně evokovaly, že se jedná o obchodní sdělení nebo nabídku. Adresát musí být schopen na první pohled takové zprávy odlišit od jiných, které jsou mu zasílány. Na základě toho má možnost se rozhodnout, zda zprávu akceptuje (otevře), či nikoli. Obchodním sdělením je např. i přání návštěvníkovi k jeho narozeninám.
2. Reklamní sdělení - typ obchodního sdělení, které navíc obsahuje textovou zmínku, odkaz nebo logo obchodního partnera odesílatele - korespondence pak musí odcházet pouze na návštěvníky, kteří s obdržením reklamy souhlasí

Zákon říká, že obchodní sdělení musí obsahovat identifikaci té fyzické nebo právnické osoby, jejíž výrobky, zboží či služby jsou obchodním sdělením propagovány. Pro takové označení je třeba uvést jasnou identifikaci odesílatele, tedy jasné uvedení společnosti, jména s dodatky a případně i dalších identifikátorů, jako např. IČO společnosti (dalším identifikátorem by mohlo být např. sídlo, DIČ, adresa provozovny). Možnost odmítnout dalšího zasílání obchodních sdělení u zákazníků musí být zřetelná a jasná a musí být dána jednoduchým způsobem, zdarma nebo na účet podnikatele.

Zdroj a další informace: web Úřadu pro ochranu osobních údajů - často kladené otázky k zákonu č. 480/2004 Sb.